Кадровое делопроизводство – это процесс организации и управления документами, связанными с трудовыми отношениями сотрудников компании. Он включает в себя создание, хранение, поддержание и обновление всех необходимых документов, на каждого сотрудника, начиная от момента приема и до завершения трудового договора.
Какие задачи решает делопроизводство
Есть целый список задач, которые решает правильно построенный процесс делопроизводства. К ним относятся такие, как:
- Прием сотрудников. В рамках этой задачи управление делает все необходимые действия для приема новых сотрудников: составление и подписание трудового договора, заполнение всех соответствующих форм, сбор и подготовка документации, связанной с приемом.
- Ведение личного дела сотрудника. Каждый сотрудник имеет свое личное дело, которое включает в себя все соответствующие документы, связанные с его трудовыми отношениями. Эксперты должны оформлять все требуемые бумаги.
- Составление отчетности и сопутствующей документации. Кадровое делопроизводство также включает подготовку и подачу различных отчетов, связанных с трудовыми отношениями, таких как отчеты о заработной плате, социальном страховании и многое другое.
Также в рамках такого направления проводится планирование и регистрация мероприятий в рамках обучения и развития сотрудников, таких как тренинги, семинары и онлайн-курсы. Кадровое делопроизводство должно вести точную отчетность, связанную с кадрами – списки сотрудников, стаж работы, отсутствие, начисления, удержания и общую зарплату.
Что важно учитывать при ведении кадрового делопроизводства
Существует целый ряд важных аспектов, которые важно учитывать профильному специалисту. К ним относятся такие, как:
- Соблюдение законодательства. Важно соблюдать все требования и нормы, установленные трудовым и кадровым законодательством, включая соответствующие правила и процедуры при приеме на работу, расторжении трудовых договоров, начислении заработной платы, отпусков и в других направлениях работы.
- Поддержание конфиденциальности. Ничего из собираемых работодателем данных сотрудников, включая личную информацию, медицинские сведения, налоговые сведения и многое другое не должно передаваться третьим лицам.
- Документирование. Кадровое делопроизводство должно поддерживать полное и точное документирование всех процессов, включая регистрацию приема и увольнения, трудовые договоры, изменения в условиях работы, оформление отпусков и больничных листов, личных данных, аттестации и другую релевантную информацию.
- Контроль сроков. Требуется придерживаться установленных сроков при подготовке и предоставлении документов, включая внесение изменений в кадровые данные, подачу заявлений и отчетов, а также ответы на запросы от соответствующих государственных органов и инстанций.
Среди других аспектов работы – постоянное архивирование и каталогизация документов, систематизация и автоматизация процессов. Многие организации сегодня передают такие задачи на аутсорс. Чтобы узнать подробности о таком процессе, достаточно перейти по ссылке https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/hr-administration/.